Tietosuojaseloste

TIETOSUOJASELOSTE
Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten Suomen Dobermannyhdistys ry – Finlands Dobermannförening rf käsittelee henkilötietoja.

Tietosuojaseloste päivitetty 10.11.2022 ja SDY:n hallitus on hyväksynyt sen 10.11.2022.

1. REKISTERINPITÄJÄ
Suomen Dobermannyhdistys ry – Finlands Dobermannförening rf
Y-tunnus 2823528-2

℅ JÄSENREKISTERIN YHTEYSHENKILÖ
Kirsi Kilpeläinen
Keinutie 2 A 3
00940 Helsinki jasenrekisteri@sdy.fi

2. HENKILÖTIETOJA SISÄLTÄVÄT REKISTERIT
● Suomen Dobermannyhdistys ry:n jäsenrekisteri
● Yhdistyksen hallituksen jäsenet
● Toimihenkilöiden tiedot
● Kyselyt, tilastot ja sähköpostilistat
● Tapahtumien, kokeiden ja kilpailujen osallistujatiedot

3. REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE
● Suomen Dobermannyhdistys ry:n jäsenrekisteri
Ensisijainen käsittelyperuste on jäsenyys. Jäsenyysperustetta sovelletaan siltä osin, kuin kerättyä henkilötietoa tarvitaan yhdistyksen toiminnassa.

Jäsenrekisteriä hyödynnetään myös yhdistyksen jäsensivujen https://www.sdy.fi/jasensivut/ kirjautumiseen.

● Yhdistyksen hallituksen jäsenet
Hallituksen jäsenistä tarvitaan tiedot yhdistyksen toiminnan hoitamista ja sääntöjen mukaisia sekä lakisääteisiä velvoitteita varten.

● Toimihenkilöiden tiedot
Toiminnan toteuttamiseksi voidaan myös tallentaa jäsenten toimihenkilötietoja. Henkilötietojen käsittelyn oikeudellinen peruste on suostumus, joka tapahtuu ryhtymällä toimihenkilöksi.

● Kyselyt, tilastot ja sähköpostilistat
Yhdistys toteuttaa toiminnassaan erilaisia kyselyitä sekä ylläpitää yhdistyksen toiminnan kannalta tarpeellisia tilastoja ja sähköpostilistoja. Henkilötietojen käsittelyn oikeudellinen peruste on suostumus, jonka henkilö antaa vastatessaan kyselyihin.

● Tapahtumien, kokeiden ja kilpailujen osallistujatiedot
Tapahtumien yhteydessä kerättävien henkilötietojen käsittely on välttämätöntä tilaisuuden järjestämiseksi. Henkilötietojen käsittelyn oikeudellinen peruste on suostumus, jonka henkilö antaa ilmoittautumisen yhteydessä. Myös rekisterinpitäjän oikeutettu etu on perusteena siltä osin, että pysytään varmistamiseen tapahtuman ja vierailijoiden turvallisuus sekä suojata tilat ja omaisuus.

4. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS
Käsittelemme henkilötietoja jäsenyyteen, toiminnan toteuttamiseen, tilastointiin ja analysointiin sekä viestintään ja markkinointiin liittyen. Tietojen luovuttaminen yhteistyökumppaneille tapahtuu vain käyttötarkoituksiin, joilla toteutetaan jäsenetuja tai viranomaisvelvoitteita.

5. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ
● Suomen Dobermannyhdistys ry:n jäsenrekisteri sisältää henkilön perustiedot (nimi, osoite, sähköposti, puhelinnumero) sekä rekisteröitymistiedot (liittymisvuosi, jäsennumero ja jäsentyyppi).

● Yhdistyksen hallituksen jäsenistä tarvitaan täydelliset nimet, kansalaisuus, henkilötunnus ja kotikunta.

● Toimihenkilöiden tiedot voivat sisältää nimi- ja yhteystiedot sekä toimihenkilön pätevyydet.

● Kyselyt, tilastot ja sähköpostilistat voivat sisältää nimi- ja yhteystiedot sekä tietoja henkilöiden omistamista koirista.

● Tapahtumien, kokeiden ja kilpailujen osallistujatiedot sisältävät vähintään nimitiedot ja sähköpostiosoitteet. Tapahtumasta riippuen voidaan kysyä myös muita henkilö-, laskutus- tai yhteystietoja. Joidenkin tapahtumien osalta kysytään myös erikoisruokavalio, jonka kertominen on vapaaehtoista.

6. REKISTERIN SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Henkilöä koskevat tiedot saadaan säännönmukaisesti henkilöltä itseltään.

7. TIETOJEN SÄILYTTÄMISAIKA
Säilytämme henkilötietoja tietoja vain niin kauan kuin on tarpeen yllä kohdassa 5 määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti.

Kirjanpidollinen aineisto, joka sisältää tietosuojan alaisia tietoja on säilytettävä 6 vuotta. Tämän jälkeen materiaalin voi hävittää.

Paperisia lomakkeita, joilla henkilötiedot kerätään esimerkiksi yhdistyksen järjestämissä tilaisuuksissa ei säilytetä tarpeettoman kauan, vaan muutetaan sähköiseen muotoon hyväksyttävän ajan kuluessa. Tämän jälkeen paperiset versiot tuhotaan asiasta vastuullisten toimihenkilöiden toimesta.

8. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELIJÄT
Suomen Dobermannyhdistys ry jäsenrekisterin hoitaja, hallituksen jäsenet, toimikuntien jäsenet ja toimihenkilöt (tapahtumien suunnittelusta ja toteutuksesta vastaavat) voivat käsitellä henkilötietoja voimassaolevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

9. TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE
Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

10. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOJEN LUOVUTUKSET
Emme myy tai vuokraa tunnistetun käyttäjän henkilötietoja kolmansille osapuolille.

Luovutamme tietoja kolmansille osapuolille vain seuraavissa tapauksissa:
● Luovutamme nimi- ja osoitetiedot yhdistyksen lehden postitusta varten painotalolle, jonka kanssa on voimassaoleva sopimus lehden painosta.
● Voimme luovuttaa käyttäjän henkilötietoja toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla, tavalla.
● Yhdistyksen toiminnan toteuttamiseksi toimihenkilöiden henkilötietoja luovutetaan mm. seuraaville tahoille; pankki, suomi.fi, verohallinto, patentti- ja rekisterihallitus, Suomen Kennelliitto, Suomen Palveluskoiraliitto.

Suomen Dobermannyhdistys ry varaa oikeuden kuvata tilaisuudessa / tapahtumassa ja käyttää tätä materiaalia myöhemmin omissa julkaisuissa, mainoksissa, kotisivuilla tai muutoin sosiaalisessa mediassa. Menestyneimmät kilpailijat tullaan kuvaamaan Suomen Dobermannyhdistyksen ry:n toimesta ja näitä kuvia tulemme käyttämään julkaisuissa, mainoksissa, kotisivuilla tai muutoin sosiaalisessa mediassa.

11. REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Tietojen tarkastus- ja oikaisuoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoonsa itseään koskevat rekisteritiedot ja pyynnöstä saada ne kirjallisena. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ilmoittamalla siitä kirjallisesti. Rekisteröidyn henkilöllisyydestä varmistutaan ennen tietojen luovuttamista.

Tarkastuspyyntö tehdään tarkastuspyyntölomakkeella, joka on omakätisesti allekirjoitettu tai muulla luotettavalla tavalla varmennettu. Pyyntö osoitetaan jäsenrekisterin hoitajalle: jasenrekisteri@sdy.fi tai Kirsi Kilpeläinen, Keinutie 2 A 3, 00940 Helsinki.

Tarkastuspyyntölomakkeen saa pyytämällä osoitteesta jasenrekisteri@sdy.fi.

Oikeus kieltää sähköinen viestintä
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää sähköinen viestintä ilmoittamalla siitä sähköpostitse jasenrekisteri@sdy.fi.
⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠
Oikeus poistaa tiedot
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, ja rekisterinpitäjällä on velvollisuus poistaa henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää poistamaan hänen tietonsa kaikista rekisterinpitäjän järjestelmistä ilmoittamalla siitä kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen tai sähköpostitse jasenrekisteri@sdy.fi. Jäsenrekisterin tietojen poistaminen johtaa jäsenyyden päättymiseen.

12. REKISTERIEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET
Tietoja käsitellään hyvien tietoturvakäytäntöjen ja ohjeiden mukaisesti. Tietoja pääsevät käsittelemään ainoastaan ne, jotka on listattu kohdassa 9. Henkilötietojen käsittelijät.

Jäsenrekisteriä koskevat manuaaliset aineistot säilytetään suojatuissa tiloissa jäsenrekisterin hoitajalla. Digitaalisesti tallennetut ja käsiteltävät tiedot ovat tietokannoissa, jotka ovat teknisten keinojen avulla suojattuja.

13. TIETOSUOJASELOSTEEN MUUTTAMINEN
Pidätämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä jäsenille. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.